Cómo utilizo Asana para gestionar proyectos de clientes
He probado varias herramientas para la gestión de proyectos (Notion, ClickUp, Trello, etc.), pero Asana sigue siendo mi gran favorita. Para quienes no están familiarizados con este tipo de plataformas, primero les cuento qué es Asana.
¿Qué es ASANA?
Asana es una plataforma diseñada para la gestión de tareas y proyectos. No importa si eres una sola persona o cuentas con un equipo, porque está preparada para ambos escenarios.
En mi caso, es la herramienta que utilizo para organizar todas mis tareas laborales y personales.
Algunos aspectos para destacar:
Diseño intuitivo
Es fácil de utilizar. Tiene una interfaz simple, ideal para organizar y visualizar todas tus tareas y las de tu equipo.
Plantillas personalizadas
Cuenta con una amplia variedad de plantillas prediseñadas y también permite crear las tuyas propias de acuerdo a tus necesidades, para tener un proceso de trabajo más organizado y ahorrar tiempo.
Diferentes modos de visualización
No hay una sola tipología de proyecto. Puedes optar por formato lista, calendario, tablero Kanban e incluso ver todas tus tareas (aunque pertenezcan a distintos proyectos) como cronograma. La versión paga también incluye el formato Diagrama de Gantt.
Opción gratuita
Si bien cuenta con una versión de pago, su versión gratuita es lo suficientemente completa como para cubrir todas tus necesidades.
Multiplataforma
En el ordenador puedes optar por su versión web o su app de escritorio. En mi opinión, la app de escritorio es ideal para aumentar la productividad ya que las tareas no se pierdan en una pestaña web.
También cuenta con una aplicación móvil, disponible para Android y iPhone, que puedes usar cuando no estás cerca del ordenador y necesitas anotar algo o revisar una tarea.
Integraciones
Puede vincularse con multiples aplicaciones para optimizar tu proceso de trabajo. Para ver las integraciones disponibles haz clic aquí.
Mis integraciones favoritas:
1. HARVEST
Es una herramienta para contabilizar horas y hacer seguimiento del tiempo invertido en cada tarea. Lo que me encanta de esta integración es que no es necesario tener abierto Harvest para activar el temporizador ya que, al integrarlo con Asana, aparece un reloj en el margen superior derecho de cada tarea para activar y desactivar cuando desees y automáticamente se vincula con el proyecto en el que estás trabajando.
Si buscas una alternativa gratuita a Harvest, te recomiendo Toggl, que también puede vincularse con Asana.
Es excelente si lo que quieres es que tus tareas aparezcan también en tu calendario de Google. La ventaja es que, por ejemplo, cuando necesitas reunirte con gente ajena a tu equipo, puedes hacerlo de una manera más ágil, sabiendo cuál es tu tiempo disponible cada día.
Cómo utilizo ASANA:
PASO a PASO
Antes de comenzar
Para aprovechar las funcionalidades de Asana al máximo necesitas organización.
Piensa en qué categorías se divide tu trabajo. En mi caso, hago una primera gran división (subdivisión mental) entre las tareas propias de mi negocio, las tareas referidas a trabajos de clientes y las tareas personales.
Dentro de esas grandes categorías, determino subcategorías generales y creo un equipo de trabajo por cada una de ellas.
De este modo, como parte de mi empresa creo los siguientes grupos de trabajo:
NEGOCIO
Aquí incluyo tareas administrativas generales, como los gastos e ingresos de mi empresa, y, entre otras cosas, la base de datos de mis clientes.
MARKETING
Es una categoría donde incluyo tareas relacionadas con los objetivos de marketing de mi empresa, como la creación de contenido para Instagram y Pinterest, la planificación de posteos de blog y la programación de newsletters.
CLIENTES
Para la categoría de clientes no hago subdivisiones porque las subcategorías serían los proyectos. Lo más importante es organizar el proceso de trabajo enumerando cada paso y etapa.
Antes de intentar construir tu proceso en Asana, te recomiendo que tomes un papel y crees una estructura. Puedes hacerlo trazando una simple línea y marcando los hitos de tu proceso. Ten en cuenta los siguientes elementos:
· Proceso de inicio del proyecto (onboarding)
Determina todas las subtareas de esta etapa.
· Administración
Dispone un área con toda la información relevante del proyecto (quién es el cliente, su email, cuál es el alcance del proyecto, cuáles son los plazos de pago, etc.).
· Desarrollo del proyecto
Especifica cuáles son las tareas que realizas para llevas a cabo el proyecto.
· Responsables de las tareas
Puedes ser tú, tu cliente, alguien de tu equipo o un recurso externo.
· Proceso de cierre del proyecto (offboarding)
Determina todas las subtareas de esta etapa (solicitud de pago final, entrega de los archivos, encuesta de satisfacción, autoevaluación, etc.).
Ahora sí, comencemos...
1. Crear plantilla maestra
Una vez que tengas claro todo tu proceso de trabajo, puedes comenzar la creación de tu plantilla maestra. Te recomiendo crear una sola plantilla con secciones para cada servicio.
En mi caso utilizo las siguientes secciones: Management (administración), Branding, Web, Packaging, Redes Sociales y Entrega Final.
En la plantilla, suelo poner entre llaves los elementos que debo modificar, para identificarlos rápidamente. Un ejemplo:
Para el nombre del proyecto, en la plantilla pongo [CLIENTE] - [Branding/Web/Packaging/Social Media]. En el caso de que un cliente contratase solo los servicios de Branding y Web, el nombre real del proyecto sería CLIENTE A - Branding/Web.
Así se ve mi plantilla maestra en formato lista:
2. Duplicar plantilla maestra
Antes de comenzar cada proyecto debes duplicar la plantilla maestra y cambiar el nombre del proyecto por el del cliente.
Te recomiendo establecer códigos de color para los proyectos, para poder diferenciar a simple vista las plantillas de los proyectos en proceso, los que están por comenzar y los pausados.
Mi color para las plantillas suele ser el gris, porque no llama la atención y me permite focalizarme en los proyectos abiertos que se ven en color.
3. Editar las tareas
Ya tienes listo el proyecto. Ahora edita las tareas y secciones con toda la información necesaria e incluye las fechas de entrega. Para una mejor visualización, asígnate las tareas que requieren acciones específicas.
4. Invitar al equipo
Ahora puedes invitar a tu equipo e incluso a tu cliente si quieres mantener toda la comunicación en Asana. Asígnales los tickets que les correspondan o agrégalos como colaboradores en las tareas que requieran su atención.
Tienes dos opciones para compartir tu proyecto:
A. Compartir el proyecto al equipo para que pueda ver todo.
B. Compartir tareas específicas, para que solo puedan ver los tickets necesarios, ya sea asignando un ticket o agregando a la persona como colaborador.
¡Listo! Ya puedes comenzar a utilizar Asana para gestionar todos tus proyectos.
¿Qué te ha parecido este posteo? ¿Utilizas Asana o alguna otra plataforma para gestionar tus proyectos?
¿TE HA GUSTADO ESTE POSTEO? ¿PUEDES GUARDARLO EN PINTEREST.
