Cómo crear tus plantillas para emails en Google Docs
Cuando trabajamos por nuestra cuenta podemos encontrarnos realizando las mismas tareas una y otra vez. Generalmente esas tareas repetitivas son tareas de bajo impacto en el negocio pero que terminan llevando más tiempo del necesario. Por eso, estandarizar la comunicación con el cliente es fundamental para trabajar de manera más eficiente.
Imagínate esto: estás incorporando un nuevo cliente y te encuentras escribiendo el mismo email de presentación por enésima vez. ¿Te suena familiar? Y además, luego de enviar el correo te has dado cuenta de que has olvidado incluir información importante. Entonces envías un segundo correo para agregar eso que has olvidado.
La realidad es que los correos electrónicos repetitivos no solo consumen tu valioso tiempo, sino que también corren el riesgo de generar inconsistencias y errores en la comunicación con tus clientes.
¿La solución? Crear tus plantillas de correo electrónico para cada etapa y situación.
¿Para qué sirven las PLANTILLAS de COMUNICACIÓN con el CLIENTE?
Las plantillas de emails son una herramienta sencilla para estandarizar tus mensajes y evitar errores en la comunicación con el cliente. Ahorran tiempo, garantizan coherencia en los mensajes, proyectan una imagen profesional y optimizan el flujo de trabajo.
¿Qué necesitas ANTES de CREAR tus PLANTILLAS?
Es necesario que tengas al menos una idea de cómo es tu proceso de trabajo antes de sentarte a armar tus plantillas para emails para poder cubrir todas tus necesidades de la forma más eficiente. Algunos puntos importantes:
CREAR TU PROPUESTA DE SERVICIOS
ARMAR TU BUYER JOURNEY
DEFINIR TUS PROCESOS DE TRABAJO
SELECCIONAR TUS HERRAMIENTAS
Si no tienes idea de cómo hacer esto, puedes revisar mi post CÓMO CREAR PROCESOS EFICIENTES A LA MEDIDA DE TU NEGOCIO.
¿Cómo crear tus PLANTILLAS y GUARDARLAS en GMAIL?
Este es el paso a paso para crear tus plantillas en Google Docs (también puedes verlo en el video a continuación):
Abre un nuevo documento de Google Docs.
Tipea @email draft y se desplegará un menú. Haz clic en Building blocks > Email draft. Aparecerá una plantilla vacía.
En la plantilla vacía, escribe el asunto y redacta el correo que necesites.
Identifica los campos variables con algún formato que te resulte práctico y visual, para asegurarte de actualizar esa información cada vez que envíes un correo. Por ejemplo: en lugar de escribir “Hola, Nombre Cliente,” prueba con “Hola, [Nombre Cliente],”
Una vez que tengas tu email listo, haz clic en el ícono de email que aparece en la esquina superior izquierda de la plantilla. Se abrirá una ventana de Gmail con el contenido del correo que has armado.
En el menú inferior del correo en Gmail, haz clic en los tres puntos (más opciones).
En el menú desplegado selecciona Templates (plantillas) > Save draft as template (guardar borrador como template).
Pon un nombre fácil de identificar a tu plantilla y haz clic en Save (guardar).
CONTENIDO DEL VIDEO
0:00 Introducción y beneficios de utilizar Google Docs para crear plantillas para emails
0:35 Paso a paso del armado de las plantillas
1:53 Cómo guardar las plantillas en Gmail
2:26 Cómo utilizo Google Docs para organizar mis plantillas
¿Por qué UTILIZAR GOOGLE DOCS?
Aprende a crear tus plantillas para emails en Google Docs para:
💡 Tener todas tus plantillas a la vista en un mismo documento
💡 Editarlas fácilmente y guardarlas en Gmail con un solo clic
💡 Organizar las plantillas de acuerdo a la etapa de comunicación con el cliente
💡 Incluir notas e instrucciones de uso
💡 Compartirlas con tu equipo de trabajo (para que puedan utilizarlas y también para intercambiar ideas en el armado de las plantillas)
Accede a MIS PLANTILLAS
22 plantillas para estandarizar toda la comunicación con el cliente, con texto real adaptable a tu marca, recomendaciones, checklists y red flags de cada etapa, completamente editable.
ESTAS PLANTILLAS SON PARA TI SI…
Pierdes mucho tiempo redactando los mismos correos una y otra vez.
Te cuesta ordenar la comunicación con el cliente.
Necesitas estructurar y optimizar tus procesos.
Quieres mejorar la experiencia de tus clientes.
Cuéntame, ¿ya tienes plantillas para tus correos o los escribes cada vez?
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